Акт о расхождении по количеству и качеству груза при приёмке

Акт о расхождении — это документ, которым получатель и представитель перевозчика вместе фиксируют, что фактический груз не совпал с тем, что описано в документах. Он не обвиняет и не назначает виноватого: его задача — зафиксировать факт на момент передачи, пока груз ещё на машине или на площадке разгрузки и его видят обе стороны.

Фиксировать он может три разные вещи. Первая — количество: мест меньше или больше, чем указано в транспортной накладной или экспедиторской расписке. Второе — вес: фактический не совпал с заявленным, что особенно заметно на сборных отправках, где каждое место взвешивается отдельно. Третье — состояние: нарушена упаковка, смят или пробит короб, порвана плёнка, сорвана пломба, есть следы влаги.

Название у документа плавает от компании к компании: акт о расхождении по количеству и качеству, акт приёмки, коммерческий акт. Юридической разницы для получателя немного — значение имеет содержание и момент подписания, а не заголовок. Важно другое: акт составляется двусторонне. Документ, который получатель написал у себя в офисе через день после разгрузки и никто со стороны перевозчика не видел, в разборе весит гораздо меньше — по нему невозможно установить, в каком состоянии груз был именно при передаче.

Именно поэтому акт о расхождении — это первый и основной документ во всей цепочке урегулирования. Всё, что делается дальше — претензия, переписка, страховое возмещение, — опирается на него.

Момент здесь критичен. Акт составляется до того, как получатель подписал документы о получении груза без оговорок. Подпись в накладной или в экспедиторских документах без единой пометки означает ровно одно: груз принят в том количестве и состоянии, которые в документах описаны, претензий у получателя нет.

Дальше логика простая. Если на бумаге написано «принято двенадцать мест, замечаний нет», а на складе через два часа насчитали одиннадцать, доказать, что недостача возникла в пути, а не после разгрузки, становится крайне тяжело. Перевозчик отвечает за груз с момента приёма к перевозке и до момента выдачи — но границу этого момента как раз и проводит подпись получателя. Поэтому подпись «без замечаний» практически закрывает дорогу к возмещению, и никакие последующие фотографии положения уже не спасают.

Отсюда рабочее правило для склада получателя: пересчёт мест и осмотр упаковки делаются до подписи, а не после. Водитель обязан дождаться приёмки — это часть выдачи груза, а не любезность. Если расхождение нашлось, в документе о получении ставится оговорка со ссылкой на составленный акт, и только тогда идёт подпись.

С электронными перевозочными документами схема не меняется, а становится удобнее: отметка о расхождении вносится в титул получателя и подписывается электронной подписью, так что момент фиксации виден в системе по времени и не зависит от того, довёз ли водитель бумагу до офиса. Как это устроено целиком — на странице ЭТрН.

Жёстко утверждённой формы для акта о расхождении нет, компании пользуются своими бланками. Но набор сведений, без которых документ не работает, одинаковый — и лучше держать на складе готовый бланк, чем сочинять текст на разгрузке.

В акте должны быть: дата и место составления — тот самый адрес, куда пришла машина; стороны — наименование получателя и перевозчика, фамилии и должности тех, кто фактически присутствовал, у водителя — фамилия и номер автомобиля; номер и дата транспортной накладной или экспедиторской расписки, по которой едет груз, а также номер отправки.

Дальше — суть. Отдельно пишется, что заявлено по документам: количество мест, вес, описание груза. Отдельно — что фактически принято: сколько мест, какой вес по факту взвешивания. Расхождение указывается прямо, числом, а не словами «часть груза отсутствует». Если дело в состоянии, описание должно быть конкретным: какое именно место повреждено (номер по маркировке), характер повреждения, вскрывалась ли упаковка при приёмке и что обнаружено внутри. Отдельно фиксируется состояние пломбы — целая, повреждённая, номер совпадает или нет.

Фотографии — обязательная часть, даже если в бланке нет такой графы. Снимать нужно груз в кузове до выгрузки, повреждённое место с разных сторон, маркировку, пломбу и общий вид машины. В акте делается пометка, что фотофиксация проведена, а снимки прикладываются к экземпляру.

Отдельный случай — скрытая недостача или бой внутри внешне целой упаковки, которые обнаруживаются уже при вскрытии коробов на складе получателя. Здесь тоже составляется акт, но к нему добавляется описание того, в каком виде была наружная упаковка при приёмке, и фотографии невскрытого места. Порядок действий и срок для таких случаев обычно отдельно описаны в договоре — если вы регулярно получаете хрупкий или дорогой груз, этот пункт стоит прочитать заранее, а не в момент, когда короб уже вскрыт.

Завершают акт подписи обеих сторон и указание на количество экземпляров — по одному каждой стороне. Если представитель перевозчика отказывается подписывать, это тоже пишется в акте, а сам документ подписывается получателем при свидетелях.

Порядок укладывается в пять шагов, и первые четыре делаются на месте, пока машина не уехала.

Шаг первый — остановить приёмку. Не подписывать документы о получении, пока не разобрались. Пересчитать места полностью, а не выборочно: недостача иногда оказывается пересортицей, когда одно место просто уехало не туда.

Шаг второй — снять всё на фото при водителе. Важно, чтобы на кадрах была видна привязка к машине и к маркировке груза, а не абстрактная смятая коробка на полу склада.

Шаг третий — составить акт о расхождении и подписать его с представителем перевозчика. В накладной ставится оговорка со ссылкой на акт.

Шаг четвёртый — сообщить экспедитору. Звонок менеджеру или сообщение в личный кабинет в день приёмки: чем раньше исполнитель узнал, тем больше шансов быстро найти потерявшееся место, пока оно на складе перевалки, и тем меньше разбор превращается в спор.

Шаг пятый — претензия. Если груз не нашёлся или повреждение реальное, оформляется письменная претензия с приложением акта, документов на груз и расчётом суммы. Досудебный порядок для экспедиторских и перевозочных договоров предусмотрен законом о транспортно-экспедиционной деятельности и правилами перевозок: сначала претензия исполнителю, суд — только если стороны не договорились. Конкретный срок предъявления претензии и срок ответа на неё смотрите в своём договоре — там же указано, какие документы прикладываются. Как это оформить пошагово, разобрано в отдельном материале: как оформить претензию перевозчику.

Размер возмещения в каждом случае считается отдельно — по стоимости утраченного или повреждённого груза и по условиям договора. Заранее обещать сумму не может ни один перевозчик, и это нормально: она зависит от подтверждённой стоимости и от того, была ли оформлена страховка.

Мы стараемся, чтобы до акта дело доходило как можно реже, — поэтому расхождение ловится не у получателя, а раньше.

Груз принимается на складе с пересчётом мест и взвешиванием, состояние упаковки осматривается и фиксируется в момент приёма. Результат этого осмотра попадает в экспедиторскую расписку — документ, в котором записано, что именно и в каком виде мы приняли. Это даёт точку отсчёта: если на выдаче состояние отличается от того, что зафиксировано при приёме, вопрос решается внутри нашей зоны ответственности, а не превращается в спор о том, каким груз был изначально.

На перевалке в транзитном складе места пересчитываются заново, так что потерявшееся место обнаруживается на нашем плече, а не на разгрузке у клиента. Если расхождение всё-таки нашли при выдаче, наш водитель или кладовщик участвует в составлении акта на месте — отказ подписывать акт у нас не практикуется, это часть работы.

Ответственность перевозчика у нас застрахована, и это базовая защита по каждой отправке. Для дорогих партий мы отдельно оформляем страхование груза от объявленной стоимости: разница в том, что страхование ответственности покрывает случаи, где есть наша вина, а страхование груза работает шире и считается от той суммы, которую отправитель объявил при приёме. Для партий с высокой стоимостью это разумная предосторожность, и оформляется она в момент оформления заявки, а не после происшествия.

Если у вас уже есть расхождение по нашей отправке — напишите менеджеру или в личный кабинет в день приёмки и приложите акт с фотографиями. Так разбор занимает дни, а не недели.