Как отправить груз транспортной компанией: пошаговая инструкция

Расчёт начинается с трёх вещей: вес, габариты каждого места и характер груза. Вес нужен фактический — сколько покажут весы вместе с упаковкой и паллетой. Габариты измеряются по каждому месту отдельно, по крайним точкам: если из коробки торчит кронштейн или паллета шире груза, в расчёт идёт большее значение. Характер груза — это то, что внутри: мебель, запчасти, оборудование, стройматериалы. От него зависят требования к упаковке и возможность везти отправку в сборном режиме.

Дальше считается платный вес. Транспортная компания берёт больший из двух: фактический вес и объёмный, где кубометр приравнивается к 250 кг. Куб лёгкого товара тарифицируется как 250 кг, даже если весит 60 — место в фуре он занимает одинаково. Подробный разбор с примерами есть в статье про объёмный вес груза, а сумму по своему маршруту проще всего получить в калькуляторе: города, вес, габариты — и на выходе цена со сроком. Когда отправка переваливает за 10 тонн или 40 кубометров, сборный режим теряет смысл и считать нужно отдельную машину: в тентованный полуприцеп 13,6 м входит 92 м³, в 15,6 м — 110 м³.

Две частые ошибки новичков живут именно здесь. Первая — считать по весу товара без упаковки и паллеты: после паллетирования место прибавляет и в высоте, и в весе, а тарифицируется уже готовое место. Вторая — усреднять габариты по всей отправке, когда места разные. Если едут четыре коробки и одна рама, считать нужно каждую позицию отдельно и складывать объёмы, иначе расчёт разойдётся с фактическим при приёме. Габариты, в которых вы не уверены, лучше округлить вверх: переплаты не будет, потому что на складе всё равно меряют по факту, а вот заниженная оценка приводит к неприятному пересчёту уже после сдачи груза.

Заявка — это ваше поручение на перевозку: по ней планируется машина и оформляются документы. Указать в ней нужно адреса погрузки и выгрузки полностью, вплоть до корпуса и въезда, и контактные телефоны на обеих точках. Контакт на выгрузке критичен: если получатель недоступен, машина простаивает, а доставка сдвигается. Телефон нужен рабочий и живой, а не общий номер приёмной.

Второй блок — дата готовности груза. Это день, когда груз упакован, промаркирован и его можно забирать, а не день, когда вы планируете отправку. Магистральные рейсы у нас уходят по вторникам и пятницам, поэтому дата готовности прямо определяет, на какой рейс попадёт отправка. Третий блок — услуги: нужна ли упаковка на нашем складе, нужен ли забор груза машиной и доставка до адреса получателя. Всё это указывается сразу, чтобы потом не пересогласовывать. Пошагово оформление разобрано в инструкции как оформить заявку на перевозку.

Отдельно проверьте, что груз вообще принимается к перевозке. Опасные грузы по ДОПОГ мы не возим. Груз, которому нужен температурный режим, едет только на наёмном транспорте — это согласуется заранее, отдельно от обычной сборной отправки.

В сборной перевозке груз несколько раз перегружают, ставят в ряд с чужими местами и нагружают сверху. Поэтому упаковка должна держать не только транспортировку, но и давление соседей по кузову. Коробки — плотные, заполненные без пустот, проклеенные по швам. Хрупкое и габаритное — на паллете, в обрешётке или в жёстком каркасе. Мелочь лучше собрать в одно место: россыпь из десятка пакетов теряется и мнётся быстрее всего. Какие бывают варианты и что за что отвечает — в статье про виды упаковки и её стоимость.

Маркировка — вторая половина подготовки. На каждом месте должна быть этикетка с городом назначения, получателем и номером места в формате «1 из 4». Клеить лучше на две смежные грани: одна сторона всегда оказывается прижатой к соседнему грузу. Перед сдачей пересчитайте места и запомните итоговое число — именно оно попадёт в накладную и по нему груз будут выдавать. Если позиций много, подготовьте упаковочный лист: он снимает половину вопросов при приёмке.

Если возиться с упаковкой самому не хочется, она делается на нашем складе: паллетирование, стрейч, обрешётка, жёсткий короб под хрупкое. Это отдельная услуга, и её нужно указать в заявке заранее — тогда груз обработают в день приёма и он успеет на ближайший рейс. Отдельно стоит подумать о страховании. Ответственность перевозчика действует по умолчанию и ограничена условиями перевозки, а страхование от объявленной стоимости возмещает реальную цену груза. Для техники, оборудования и всего, что дорого стоит при небольшом весе, разница между этими двумя вещами становится принципиальной именно в момент, когда что-то пошло не так.

Сдать отправку можно двумя способами. Первый — привезти на склад самому: вы подъезжаете в рабочее время, груз принимают на стойке, и в тот же момент он попадает в систему. Второй — заказать забор машиной по адресу: тогда автомобиль приезжает в согласованный день, а от вас требуется, чтобы к этому времени груз был упакован, промаркирован и доступен для погрузки. Если на площадке нет погрузчика или рампы, об этом нужно предупредить заранее — способ погрузки влияет на то, какая машина подаётся.

При приёмке груз взвешивают и перемеряют. Это не формальность: если фактические вес и габариты разошлись с заявленными, платный вес пересчитывается по факту — отсюда и просьба измерять честно. Дальше места пересчитывают, осматривают упаковку и оформляют накладную. Видимые повреждения тары фиксируются сразу, до подписи. С момента оформления накладной у отправки появляется свой номер: его стоит сразу переслать получателю.

Планируя день сдачи, держите в голове график магистрали: рейсы уходят по вторникам и пятницам. Груз, сданный накануне рейса, уезжает ближайшим; сданный сразу после отправления — ждёт следующего на складе. Это самый простой способ повлиять на срок, ничего не доплачивая: сдвинуть готовность груза на день-два так, чтобы он попал на рейс, а не в ожидание. Если отправка срочная, скажите об этом при оформлении заявки, а не после сдачи, — на этапе планирования варианты ещё есть.

Номер накладной — ключ к отслеживанию. Он вводится в форму трекинга, и по нему видно текущее состояние отправки: принята на складе, ушла в рейс, находится на транзитном складе, прибыла в город назначения, выдана получателю. Отслеживание доступно и отправителю, и получателю — регистрация для этого не нужна, достаточно номера.

Важно понимать, что показывает трекинг, а что нет. Статусы отражают факты по грузу: где он был отсканирован и что с ним произошло. Это не точка на карте в реальном времени и не обещание часа прибытия. Как читать статусы и что делать, если они долго не меняются, разобрано в статье про отслеживание груза по номеру. Если данные расходятся с ожиданиями, быстрее всего решается звонком с номером накладной на руках — по нему поднимается вся история отправки.

Сборный груз по дороге проходит через транзитный склад и перегруз — это нормальная часть маршрута, а не задержка. Статус «на транзитном складе» означает, что отправку сняли с одной машины и готовят к следующему плечу. Получателю полезно заранее знать две вещи: примерный день прибытия в его город и то, как он будет получать груз — со склада или доставкой по адресу. Обе позиции фиксируются ещё в заявке, но напомнить о них получателю лучше до того, как груз приедет, а не в день выдачи.

Груз выдаётся получателю, указанному в накладной. Физическому лицу нужен паспорт, представителю организации — доверенность на получение груза и документ, удостоверяющий личность; как её оформить и что в ней обязательно должно быть, написано в статье про доверенность на получение груза. Если получать будет не тот, кто указан в заявке, предупредите заранее — замена получателя на месте, без документов, не проходит.

При выдаче обязательно пересчитайте места и осмотрите упаковку до подписи. Расхождение по количеству, вскрытая тара, вмятины и следы намокания фиксируются в накладной в момент получения — потом доказать, что повреждение возникло в пути, практически невозможно. Подпись без замечаний означает, что груз принят в порядке.

Документы приходят следом и в электронном виде. В личном кабинете доступны накладная и закрывающие по отправке, их можно скачать бухгалтерии или выгрузить файлом для своего оператора ЭДО. Клиентам, у которых подключён электронный документооборот, перевозочные документы приходят прямо в их систему — как это устроено, описано на странице ЭТрН. Бумажный комплект в этом случае ждать не нужно: документы по перевозке закрываются без поездки за подписями.