Ответственное хранение на складе: как оно работает и когда выгодно

Приём начинается с пересчёта: количество мест, вес, объём, состояние упаковки. Данные фиксируются в документах, и с этого момента склад отвечает за сохранность именно этого количества. При работе по договору экспедиции оформляется складская расписка — она подтверждает, что товар принят и лежит у экспедитора; подробнее об этом документе — в статье про экспедиторскую расписку.

Товар размещается по местам хранения: паллетами в стеллажах или напольно, мелкие партии — по ячейкам. Чем аккуратнее партия подготовлена (однородные паллеты, читаемая маркировка, ровные габариты), тем дешевле хранение и быстрее отгрузка: склад работает техникой, а не руками.

Основная работа склада в этот период — учёт. Вы в любой момент должны понимать, сколько единиц лежит, какие отгрузки прошли и какой остаток. У нас хранение работает на головном складе в Набережных Челнах вместе с погрузо-разгрузочными работами и упаковкой, поэтому партию можно не просто держать, а готовить к отправке: паллетировать, обматывать, маркировать.

Стоимость хранения обычно считается за паллето-место в сутки или за занятый объём, а приём и отгрузка тарифицируются отдельно. Это важно понимать при сравнении предложений: дешёвое хранение с дорогой обработкой на большом обороте выйдет дороже, чем наоборот.

Отгрузка идёт по вашей заявке: вы указываете, что и в каком количестве отправить, кому и куда. Дальше товар собирается, при необходимости переупаковывается и уходит либо сборным грузом, либо отдельной машиной — в зависимости от объёма. Поскольку склад и перевозка у нас в одних руках, отгрузка совпадает с расписанием магистральных рейсов: вторник и пятница.

Это же даёт главный операционный плюс: не нужно согласовывать окно между складом и перевозчиком и не нужно платить за подачу машины на склад — товар уже там. Для регулярных отгрузок в один регион схема «привезли партию один раз, отгружаем частями» обычно оказывается заметно дешевле, чем возить каждую поставку отдельно.

Первый сценарий — поставки в отдалённые регионы частями. Везти пять раз по паллете дороже, чем один раз фуру и потом раздавать её со склада. Второй — сборка одной отгрузки из нескольких поставок: разные поставщики привозят товар в разное время, а уезжает всё вместе. Третий — сезонный запас: товар нужен в регионе к сезону, но держать его в своём офисе негде.

Четвёртый и всё более частый сценарий — маркетплейсы: партию готовят под правила приёмки площадки (маркировка, паллетирование, документы) и отгружают к назначенному окну. Об этом подробнее — в материале про поставки на склады маркетплейсов.

Первое — как считается стоимость: за паллето-место, за объём или за квадратные метры, и что входит в тариф. Второе — как оформляется приём и отгрузка: какими документами и в какие сроки. Третье — какие условия хранения возможны: обычный отапливаемый склад подходит не любому товару, и если у вас есть температурные требования, это нужно обсудить заранее, а не после приёма.

И четвёртое — ответственность. Уточните, чем покрываются риски при хранении и нужно ли отдельно страховать товар. Ответственность склада и страхование товара — разные вещи, и для дорогой партии второе обычно имеет смысл оформлять отдельно.