С 1 сентября 2026 года транспортная накладная и заказ-заявка на перевозку существуют только в электронном виде. Для грузовладельца это не просто смена формата бумаги: меняется то, кто, чем и когда подписывает документы, и то, как расходы на перевозку попадают в налоговый учёт. Ниже разбираем без юридического тумана, что именно стало обязательным по 140-ФЗ, когда начнутся штрафы, при чём здесь реестр экспедиторов и как отправить груз, если у вас нет ни своего ЭДО, ни электронной подписи у кладовщика. Всё на практике транспортной компании КамионЭкспресс из Набережных Челнов и Казани.
Что изменилось: бумажная накладная больше не работает
С 1 сентября 2026 года по Федеральному закону от 07.06.2025 № 140-ФЗ перевозочные документы для автоперевозок формируются только в электронном виде. В первую очередь это два документа: транспортная накладная, то есть ЭТрН, и заказ-заявка на перевозку. Для всех видов транспорта в обязательный электронный контур попали ещё поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка. Электронная транспортная накладная подписывается усиленной квалифицированной подписью и передаётся не по почте, а через аккредитованного оператора в государственную систему электронных перевозочных документов. Между операторами работает роуминг, поэтому сидеть у того же оператора, что и контрагент, не обязательно.
Проще говоря, электронный документооборот в перевозках перестал быть добровольной опцией для продвинутых и стал нормой по умолчанию. Нормативная рамка, на которую можно ссылаться в переписке, шире одного закона: правила обмена электронными перевозочными документами закреплены постановлением Правительства № 931 от 21.05.2022, платформа ГосЛог введена постановлением № 139 от 14.02.2026, а перечень исключений установлен приказом Минтранса № 115 от 03.04.2026. Как эта схема устроена именно у нас и что нужно от клиента, мы подробно описали на странице про ЭТрН.
Кто и что подписывает в электронной накладной
Путаница у грузовладельцев чаще всего именно в ролях, поэтому разложим по участникам. Перевозчик формирует и подписывает ЭТрН, обеспечивает подпись водителя и передачу документа оператору. Грузоотправитель подписывает свою часть накладной, то есть подтверждает, что груз передан в заявленном составе и состоянии. Грузополучатель подписывает приёмку на выгрузке. Экспедитор, если он есть в схеме, оформляет поручение экспедитору и экспедиторскую расписку и при этом обязан состоять в реестре экспедиторов. Каждая подпись в этой цепочке юридически значима, а весь маршрут документа виден сторонам в системе, а не собирается фотографиями в мессенджере.
Нужна ли подпись каждому кладовщику
Самый частый вопрос: обязана ли усиленная квалифицированная электронная подпись быть у каждого сотрудника, который принимает или отгружает груз. Технически подпись нужна тому, кто подписывает документ от лица компании. Если у кладовщика её нет, используется машиночитаемая доверенность или схема, при которой оформление берёт на себя перевозчик или экспедитор в рамках договора экспедиции. Именно последний вариант оказался спасением для малого и среднего бизнеса: компания с парой отгрузок в месяц не станет разворачивать своё ЭДО, выпускать подписи на складских сотрудников и настраивать роуминг ради двух накладных, дешевле передать оформление тому, кто уже в контуре.
Когда начнутся штрафы и при чём тут реестр экспедиторов
Главная практическая новость в том, что переходный период есть. Штрафовать за отсутствие ЭТрН планируется с 1 марта 2027 года, до этой даты предъявление бумажной накладной на дороге влечёт устное замечание, а не постановление. Расслабляться, впрочем, рано по двум причинам. Во-первых, сам штраф за отсутствие транспортной накладной у водителя по статье 12.3 КоАП невелик: 500 рублей водителю и 1 500 должностному лицу. Реальная цена вопроса не в этом штрафе, а в налоговом учёте, ведь транспортная накладная это первичный документ, подтверждающий расходы на перевозку, и документ не по форме превращается в спор с налоговой о расходах и вычетах.
Во-вторых, у соседнего требования переходного периода уже нет. Реестр экспедиторов на платформе ГосЛог заработал 1 марта 2026 года, уведомление действующим экспедиторам нужно было подать до 30 апреля 2026-го, и с этой даты оказание транспортно-экспедиционных услуг без регистрации запрещено. Штрафы по статье 11.14.3 КоАП ощутимые: за первое нарушение юрлицу от 100 до 300 тысяч рублей, за повторное от 500 тысяч до миллиона. Реестр перевозчиков для машин тяжелее 3,5 тонны стартует с 1 марта 2027 года. То есть 2026 год для рынка это не столько год ЭТрН, сколько год, когда из отрасли начали вычищать тех, кто работает без регистрации и электронного контура.
Что делать грузовладельцу прямо сейчас
Начните с ревизии собственных документов и подрядчиков, а не с покупки софта. Проверьте, есть ли у вас оператор ЭДО и подписан ли с ним договор; если нет, уточните у перевозчика, может ли он работать по схеме экспедиции и оформлять документы за вас. Определите, кто в компании подписывает перевозочные документы и есть ли у этого человека действующая квалифицированная подпись или машиночитаемая доверенность. Проверьте своих перевозчиков по реестру экспедиторов: работа с незарегистрированным экспедитором это ваш риск по документам, а не только его проблема. Посмотрите, как к вам приходят закрывающие: если ответ оригиналы почтой, впереди сложности с закрытием периода.
Отдельно стоит проверить роуминг и прогнать пробную перевозку до того, как электронный комплект понадобится по-настоящему. Формально межоператорский обмен работает, но убедиться в этом лучше на живом документе, а не в момент отгрузки. Запросите у перевозчика тестовый комплект по одной перевозке и проведите его через свою бухгалтерию заранее. Такой прогон снимает большинство вопросов и заодно показывает, насколько подрядчик действительно в электронном контуре. Узнать нас поближе и посмотреть, как устроена работа компании, можно в разделе о компании.
Как КамионЭкспресс оформляет электронные документы за клиента
Когда стало ясно, что с сентября бумага перестаёт работать, у нас было два пути: рассылать клиентам инструкции в духе подключите ЭДО, купите подпись, настройте роуминг, или взять оформление на себя. Мы выбрали второе. Клиент один раз присоединяется к оферте транспортной экспедиции в личном кабинете, и дальше на каждую перевозку мы сами оформляем поручение экспедитору, экспедиторскую расписку и закрывающие документы, а на плече с перевозчиком саму электронную транспортную накладную. Своя квалифицированная подпись, Госключ и машиночитаемая доверенность для этого клиенту не нужны, готовые документы приходят юридически значимыми.
Для нас это означало связать учётную систему, оператора ЭДО и личный кабинет так, чтобы документ по каждой перевозке рождался автоматически, а не собирался руками менеджера. Для клиента это одно действие вместо проекта внедрения. Побочный, но важный эффект прозрачности в том, что перевозчик, у которого документы рождаются в системе, автоматически умеет показывать статус груза и историю отправок; отслеживать перевозку можно в разделе трекинг груза. Мы возим сборные грузы и отдельные машины из Набережных Челнов и Казани по всей России и электронные документы оформляем за клиента.
Частые вопросы
С какой даты электронная транспортная накладная стала обязательной
С 1 сентября 2026 года по 140-ФЗ транспортная накладная и заказ-заявка формируются только в электронном виде и подписываются усиленной квалифицированной подписью через оператора ЭДО. Штрафовать за отсутствие ЭТрН начнут с 1 марта 2027 года.
Нужна ли своя электронная подпись, чтобы отправлять грузы
Подпись нужна тому, кто подписывает документ от лица компании. Если её нет, применяется машиночитаемая доверенность или схема экспедиции, когда оформление ЭТрН и сопутствующих документов берёт на себя перевозчик или экспедитор.
Что такое реестр экспедиторов и зачем его проверять
Это государственный реестр на платформе ГосЛог: с 30 апреля 2026 года оказывать транспортно-экспедиционные услуги без регистрации запрещено. Работа с незарегистрированным экспедитором создаёт риск по документам для самого грузовладельца.