У перевозки есть два слоя документов: те, что сопровождают груз, и те, что закрывают услугу в учёте. Путаница между ними — причина большинства вопросов бухгалтерии: накладная есть, а расходы не принимаются, или наоборот. Разбираем комплект целиком: кто что подписывает и что должно остаться у вас в архиве.
Договор и заявка
Основа отношений — договор перевозки или транспортной экспедиции. Он заключается один раз и описывает общие правила: ответственность сторон, порядок расчётов, сроки, претензионный порядок. Под каждую конкретную отправку оформляется заявка (поручение экспедитору): в ней маршрут, груз, вес и объём, даты, стоимость и реквизиты сторон.
Заявка — не формальность: именно она фиксирует согласованную цену и параметры груза, и именно на неё ссылаются при разборе спорных ситуаций. Сформировать её можно в личном кабинете, где сохраняются все прошлые отправки и реквизиты. Бланки договора и типовые формы выложены в разделе документов.
Транспортная накладная
Транспортная накладная подтверждает, что груз передан перевозчику и доставлен получателю. В ней три титула: грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя — каждый подписывает свою часть. С сентября 2026 года накладная оформляется электронно (ЭТрН) и передаётся через оператора ЭДО в государственную систему; бумажный экземпляр в этой схеме не нужен.
Для учёта важно, что транспортная накладная — документ о перевозке, а не о реализации услуги. Она подтверждает сам факт движения груза, его количество и состояние при передаче. Если груз выдан с расхождением, отметка делается именно здесь, в момент выдачи, иначе доказать повреждение будет практически невозможно.
УПД и закрывающие документы
УПД — универсальный передаточный документ — закрывает услугу перевозки в учёте и заменяет пару «акт + счёт-фактура». Он выставляется после выполнения перевозки и служит основанием для признания расходов и вычета НДС, если вы на общей системе. Счёт на оплату выставляется до перевозки или по факту, в зависимости от условий договора.
Комплект, который должен остаться в архиве по каждой отправке: договор (один на всё время работы), заявка, транспортная накладная с подписями всех сторон и УПД. Все документы по вашим перевозкам дублируются в личном кабинете — их можно скачать в PDF и в машиночитаемом формате XML для загрузки в учётную систему.
Экспедиторские документы и доверенность
Если работа идёт по договору транспортной экспедиции, добавляются экспедиторские документы: поручение экспедитору, экспедиторская расписка (подтверждает приём груза экспедитором) и складская расписка при хранении. Они не заменяют транспортную накладную, а дополняют её, фиксируя ответственность экспедитора за организацию перевозки.
Доверенность нужна в двух местах: при сдаче груза, если его привозит сотрудник, и при получении. Для получения груза представителем организации доверенность обязательна — склад сверяет данные получателя с документом. В электронном документообороте аналогом служит машиночитаемая доверенность (МЧД) на сотрудника, который подписывает документы вместо руководителя.
Как перевести комплект в электронный вид
Практический смысл электронного документооборота не в моде, а в скорости: подписанные документы приходят в день выдачи груза, а не через две недели с водителем, и не теряются. Чтобы это заработало, нужны квалифицированная подпись, подключение к оператору ЭДО и роуминг с перевозчиком, если операторы разные. Пошагово это описано в статье про переход на ЭТрН.
Даже если своей электронной подписи пока нет, часть комплекта можно получать в электронном виде и хранить — счета, УПД, копии накладных доступны в личном кабинете сразу. Полноценное подписание титула грузоотправителя без КЭП невозможно, но это единственное ограничение, и оно относится к требованиям системы, а не к правилам перевозчика.
Частые вопросы
Чем транспортная накладная отличается от УПД
Транспортная накладная подтверждает перевозку и передачу груза, УПД закрывает услугу в учёте и служит основанием для расходов и вычета НДС. Это разные документы, и нужны оба.
Нужна ли доверенность на получение груза
Да, если груз получает сотрудник организации, а не руководитель. Склад сверяет данные получателя с доверенностью и документом, удостоверяющим личность.
Где взять документы по прошлым перевозкам
В личном кабинете на сайте: там хранятся счета, накладные и УПД по всем отправкам, их можно скачать в PDF и в формате XML для загрузки в учётную систему.
Можно ли работать полностью без бумаги
Да, при подключённом ЭДО и квалифицированной подписи весь комплект оформляется электронно, включая транспортную накладную и УПД. Бумажные экземпляры в этом случае не нужны.
