Переход на электронную транспортную накладную: что сделать по шагам

В перевозке участвуют три стороны: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель, и каждая подписывает свою часть накладной. Если вы отправляете груз, вам нужна возможность подписать титул грузоотправителя; если получаете — титул грузополучателя. Всё остальное (титулы перевозчика и водителя, отправка в ГИС ЭПД) — забота транспортной компании, и с нашей стороны это уже работает.

Важно не путать ЭТрН с УПД. Транспортная накладная подтверждает факт перевозки и передачу груза, УПД — реализацию услуги для налогового учёта. Обе можно получать электронно, и обе приходят в личный кабинет, но подписываются они разными способами и живут в разных реестрах. Подробный разбор различий — в статье про транспортную накладную и УПД.

Для подписания ЭТрН нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя — она выдаётся бесплатно в удостоверяющем центре ФНС по предварительной записи, на носитель-токен. Если подписывать будет сотрудник, а не директор, дополнительно потребуется машиночитаемая доверенность: она оформляется на сотрудника с его личной подписью физлица и регистрируется в системе.

Отдельный случай — когда своей подписи нет и заводить её не хочется. Такое бывает у небольших отправителей, которые отправляют пару машин в год. Мы разбирали этот сценарий в статье про ЭДО без своей электронной подписи: часть документов можно получать и хранить без подписания с вашей стороны, но полноценный титул грузоотправителя без КЭП не подписать — это требование системы, а не наше.

ЭТрН передаётся только через оператора ЭДО, аккредитованного для работы с ГИС ЭПД. Крупные операторы — Saby (СБИС), Контур.Диадок, Такском и другие; выбирать стоит того, с кем уже работает ваша бухгалтерия, чтобы не держать две системы. Подключение обычно занимает день: регистрация, привязка подписи, тариф на исходящие документы. Входящие документы у большинства операторов бесплатны, платите вы только за отправку своих.

После регистрации у вас появляется идентификатор участника ЭДО — его и нужно сообщить перевозчику. Мы работаем через два ящика ЭДО, и менеджер подскажет, в какой именно отправлять приглашение, чтобы документы не потерялись между операторами.

Если вы и перевозчик на разных операторах, между ними нужен роуминг — соединение, по которому документы ходят из одной системы в другую. Обычно достаточно отправить приглашение контрагенту прямо из интерфейса вашего оператора: он сам заведёт роуминговую заявку. Иногда требуется ручная настройка на стороне оператора, это занимает от нескольких часов до пары дней.

Самая частая ошибка на этом шаге — приглашение уходит не в тот ящик. У компании может быть несколько идентификаторов у разных операторов, и документ, отправленный в неиспользуемый ящик, просто зависает непрочитанным. Поэтому перед первой отправкой стоит списаться с менеджером и подтвердить, что приглашение принято и канал работает. Инструкция по подключению именно к нам — в статье про подключение ЭДО и ЭТрН.

Первую перевозку лучше сделать «тестовой по смыслу»: обычный груз, но с договорённостью, что вы вместе с менеджером проверяете каждый шаг. Вы подписываете титул грузоотправителя при приёме груза, перевозчик — свой, получатель — свой при выдаче. После закрытия перевозки в вашем ЭДО появляется подписанная накладная и УПД на услугу; те же документы дублируются в личном кабинете на сайте, откуда их можно скачать в формате XML и PDF.

Дальше остаётся встроить это в учёт: настроить выгрузку документов из ЭДО в бухгалтерскую программу и договориться внутри компании, кто подписывает накладные в отсутствие руководителя. Именно на этом шаге чаще всего буксуют переходы — не на технике, а на регламенте: подпись есть у одного человека, а отгрузки идут каждый день.