С 1 сентября 2026 года транспортная накладная оформляется только в электронном виде (ЭТрН, по 140-ФЗ). Многих это пугает: «у нас нет ни электронной подписи, ни программы для документооборота». Разберём честно, без обещаний «мы всё подпишем за вас»: какие документы по вашей перевозке подписываем мы, где нужна ваша подпись и что делать, если её нет.
Что вообще изменилось
Раньше водителю отдавали бумажную накладную, а оригиналы закрывающих документов ехали почтой. Теперь накладная и закрывающие документы — электронные: они подписываются электронной подписью и передаются через систему электронного документооборота (ЭДО). Для вас это удобнее — документы приходят в день перевозки, их не нужно ждать и негде потерять. Подробный разбор закона — в статье про обязательную ЭТрН.
Что мы подписываем сами — здесь ваша подпись не нужна
Электронную транспортную накладную на плече с перевозчиком оформляет и подписывает КамионЭкспресс: сторонами в ней выступаем мы и перевозчик, вас в этой накладной нет, подписывать вам нечего. Так же мы выпускаем и подписываем экспедиторскую расписку и закрывающие документы (УПД) — это наши документы как экспедитора.
Чтобы мы начали это делать, достаточно один раз принять оферту транспортной экспедиции в личном кабинете: в разделе «Документы» есть блок «Договор транспортной экспедиции (оферта)» — поставьте галочку «Ознакомлен(а) и присоединяюсь к условиям оферты» и нажмите «Принять оферту» (текст можно заранее открыть кнопкой «Читать оферту»). Ни своей электронной подписи, ни программы ЭДО для этого не требуется.
Пошагово принятие оферты разобрано в инструкции про ЭДО и электронную накладную.
Что остаётся вашим документом — поручение экспедитору
Поручение экспедитору по закону исходит от клиента: это ваше распоряжение экспедитору, что и куда везти. Мы заполняем его за вас по вашей заявке и передаём готовым — вам не нужно ничего набирать вручную. Но подпись под ним ваша, и ставить её за вас мы не можем и не будем.
Как это выглядит на практике. Если вы в СБИС, поручение приходит прямо в ваш кабинет — подписываете одним действием. Если вы в Диадоке, Астрале или у другого оператора, поручение лежит в личном кабинете готовым файлом ФНС-XML: скачиваете кнопкой «XML» и загружаете к себе как исходящий документ — каждый экран показан в инструкции как отправить нам документы по ЭДО. Если электронного документооборота у вас нет вовсе, документ всё равно доступен в кабинете, а перевозку мы выполняем на основании принятой оферты и вашей заявки.
Если своей подписи нет, а она нужна
Иногда именно вы должны выступить грузоотправителем в накладной — этого требует ваш контрагент или грузополучатель. Тогда подпись нужна ваша, и покупать её не обязательно: электронную подпись можно бесплатно получить в приложении «Госключ». Это официальное приложение: вход по Госуслугам, подтверждение личности по загранпаспорту с чипом (телефон прикладывается к паспорту, как к банковской карте). Нотариус не нужен.
Такие случаи мы разбираем индивидуально: напишите менеджеру, посмотрим вашу схему работы и подскажем, что именно нужно подписать и как. Документы при этом готовим мы — от вас только подпись.
Что вы получаете в итоге
После разовой настройки все документы по вашим перевозкам приходят электронно и лежат в личном кабинете — их видно и можно скачать в любой момент (как это сделать — в инструкции где найти счета и документы). Не нужно ездить за оригиналами и ждать почту, документы готовы для вашей бухгалтерии в день перевозки. Остались вопросы — напишите нам через контакты или загляните на страницу ЭТрН.
Частые вопросы
Нужна ли мне своя электронная подпись
Чтобы получать документы — нет. Накладную с перевозчиком, экспедиторскую расписку и УПД подписываем мы. Подпись понадобится, если вы захотите подписать поручение экспедитору со своей стороны или если грузоотправителем в накладной должны выступать именно вы.
Вы подписываете документы за клиента?
Нет. Мы подписываем только свою сторону — как экспедитор. Поручение экспедитору мы заполняем за вас, но подпись под ним ставите вы. Расписываться за клиента мы не вправе.
Что такое Госключ и безопасно ли это
Госключ — официальное приложение для электронной подписи: вход через Госуслуги, подтверждение по загранпаспорту с чипом. Подпись бесплатная, работает с телефона.
Нужна ли мне программа для ЭДО
Нет. Смотреть и скачивать документы можно в личном кабинете на сайте. Если вы в СБИС — документы придут и туда напрямую; в Диадок или Астрал поручение загружается файлом из кабинета.
