Иногда документ не удаётся отправить нам напрямую через электронный документооборот — например, вы на операторе, с которым у нас пока нет прямой связи, и документ «завис» в роуминге. В этом случае электронный документ можно скачать файлом и передать нам напрямую. Ниже — как это сделать. Способ работает в любом операторе (Диадок, СБИС, Астрал), названия кнопок могут чуть отличаться.
Шаг 1. Откройте нужный документ у своего оператора
Зайдите в свою программу ЭДО и откройте документ, который нужно нам передать (поручение, накладную, подписанный экземпляр). Убедитесь, что документ подписан — тогда в комплекте будут файлы подписи.
Шаг 2. Скачайте документ комплектом с подписями
Найдите кнопку «Скачать» или «Экспортировать» (обычно вверху документа или в меню «⋯»). Выберите вариант, где выгружается весь комплект — он называется по-разному: «Документ с подписями», «Документооборот целиком», «Скачать с подписью». Оператор сохранит на ваш компьютер файл — как правило, это архив ZIP, внутри которого сам документ в формате XML и отдельные файлы электронной подписи. Скачивать нужно именно комплект с подписями, а не просто печатную форму PDF — PDF для учёта не подойдёт.
Шаг 3. Передайте файл нам
Отправьте скачанный файл (архив целиком) нам на почту info@camionexpress.ru или напрямую вашему менеджеру. В письме коротко напишите, по какой перевозке документ (номер заявки или накладной) — так мы быстрее его сопоставим. Мы загрузим документ к себе и подтвердим получение. Контакты менеджеров — на странице контактов.
Обратная ситуация: наш файл из личного кабинета
Если поручение экспедитору выписали мы, файл для вашего оператора уже лежит в личном кабинете: в разделе «Документы» у поручения есть кнопка «XML». Скачайте его, не переименовывая, и загрузите у себя как исходящий документ. В СБИС файл не нужен — поручение придёт само. Каждый экран в Диадоке, СБИС и Астрале показан в инструкции как отправить нам документы по ЭДО.
Когда это нужно, а когда нет
Свои документы присылайте на наш ящик в СБИС — если вы в СБИС, напрямую, из Диадока, Астрала, Такскома и остальных операторов через роуминг, он у нас действует. Файл нужен, чтобы получить наше поручение, если вы не в СБИС, и когда система показывает, что документ не доставлен: если документ завис — не ждите, передайте файлом. Как отправлять напрямую и на какой наш ящик — в инструкции как отправить нам документы через ЭДО.
Частые вопросы
Чем XML отличается от PDF
PDF — это печатная форма, для бухгалтерии и учёта она не подходит. Нужен именно комплект с подписями (XML + файлы подписи), который оператор выгружает кнопкой «Скачать с подписью» или «Документооборот целиком».
Куда прислать скачанный файл
На info@camionexpress.ru или вашему менеджеру. Укажите номер заявки или накладной, чтобы мы быстрее сопоставили документ.
Всегда ли нужно скачивать XML
Нет. В Диадоке и СБИС отправляйте на наш ящик у своего оператора — документ дойдёт напрямую. Файл нужен с других операторов и когда доставка не подтвердилась.
