Отзыв поручения экспедитору и аннулирование в ЭДО: что можно и когда

Пункт 10 Правил транспортно-экспедиционной деятельности говорит прямо: клиент на любом этапе исполнения договора транспортной экспедиции имеет право отозвать ранее выданное поручение экспедитору с обязательным возмещением фактических расходов, связанных с его исполнением. Отзыв производится в письменной форме. Пункт 11 добавляет, что порядок отзыва по факсу или электронной связи определяется договором транспортной экспедиции.

Из этого следуют два практических вывода. Первый: передумать можно и тогда, когда груз уже принят, — но оплатить придётся то, что экспедитор успел сделать: подачу машины, погрузку, хранение, часть маршрута. Второй: устный звонок менеджеру отзывом не считается. Нужен письменный след — письмо, документ в ЭДО или иной способ, который прописан в договоре. Это защищает обе стороны, если позже возникнет вопрос, кто и когда отменил перевозку.

Пока поручение не подписано, отзывать нечего: документ ещё не выдан. Если черновик пришёл к вам в ЭДО и перевозка больше не нужна или данные неверны, его не подписывают — отклоняют или просто сообщают экспедитору, что отправка отменяется. Черновик без подписи клиента юридических последствий не имеет, а экспедитор закрывает заявку у себя. Лучше всё же отклонить черновик явно, а не оставлять его висеть: так у экспедитора сразу видно, что отправка отменена, и машину на забор не планируют.

Подписанное обеими сторонами поручение в ЭДО удалить нельзя — его аннулируют. Аннулирование электронного документа идёт по соглашению сторон: одна сторона направляет предложение об аннулировании, другая его подтверждает своей подписью. В одностороннем порядке подписанный документ не аннулируется, поэтому, если в системе оператора кнопка аннулирования есть, а документ остаётся действующим, значит предложение ещё ждёт подтверждения второй стороны.

Правовая основа одна, а последствия отзыва различаются в зависимости от того, где сейчас груз. Чем дальше продвинулась перевозка, тем больше фактических расходов уже понёс экспедитор и тем больше действий нужно, чтобы вернуть всё назад. Поэтому об отмене лучше сообщать сразу, как она стала известна: отзыв до подачи машины почти всегда обходится без расходов, а отзыв груза из рейса — это уже отдельная организация обратной доставки.

Если груз уже принят, кроме отзыва поручения нужно договориться, как и где его вернуть: самовывозом со склада или доставкой обратно на адрес. Экспедиторская расписка, выданная при приёме, остаётся документом, по которому груз сверяется при возврате: места, вес и состояние упаковки при выдаче обратно проверяются по тем же данным, что были зафиксированы при приёме.

Отдельной формы отзыва Правила не устанавливают, поэтому достаточно документа, из которого однозначно понятно, какое поручение отзывается и что делать дальше. Если в договоре транспортной экспедиции предусмотрена электронная связь, отзыв можно направить письмом или документом в ЭДО — пункт 11 Правил оставляет этот порядок на усмотрение договора.

• номер и дата поручения, номер заявки у экспедитора;
• что именно отменяется: перевозка целиком или её часть;
• что сделать с грузом, если он уже принят: вернуть на адрес или подготовить к самовывозу;
• кто подписал отзыв и контакт для связи.

Такой отзыв закрывает вопрос и для экспедитора, и для вашей бухгалтерии: видно, когда отменили перевозку и какие расходы к этому моменту возникли. Если поручение было подписано в ЭДО, письменный отзыв дополняют аннулированием самого документа, чтобы в системах обеих сторон он не числился действующим.

Часто поручение «отзывают» не потому, что перевозка не нужна, а потому что в нём ошибка: не тот грузополучатель, неверный вес, старый адрес. Если документ ещё не подписан, проще всего вернуть проект на исправление и подписать уже верный. Если подписан, исправление идёт тем же путём, что и отзыв: прежнее поручение аннулируют по соглашению, а взамен оформляют новое с правильными данными.

Тянуть с этим не стоит. Данные поручения переходят в экспедиторскую расписку и транспортную накладную, и ошибка, не исправленная до приёма груза, дальше множится в каждом документе. Особенно критичны грузополучатель и количество мест: по ним груз выдают, и расхождение на выдаче превращается в задержку для получателя. Мелкие неточности вроде опечатки в телефоне обычно решаются сообщением менеджеру, а вот смену получателя или маршрута стоит оформлять новым поручением.

Напишите нам на info@camionexpress.ru или менеджеру, с которым ведёте отправку: номер заявки, что отменяется и на каком этапе груз. Если поручение ещё черновик, мы просто закроем заявку. Если подписано обеими сторонами, согласуем отзыв и подтвердим аннулирование документа в ЭДО со своей стороны, а при ошибке в данных сразу подготовим новое поручение по исправленной заявке.

Когда груз уже на складе, договоримся о возврате и посчитаем фактические расходы по нашему прайсу: только то, что реально было сделано с вашим грузом, — приём, хранение, погрузка. Чтобы таких ситуаций было меньше, проверяйте проект поручения сразу, как он пришёл: как это сделать в каждом операторе ЭДО, показано в инструкции как отправить нам поручение по ЭДО. Пять минут на проверку при получении черновика экономят переписку об аннулировании потом.