Поручение экспедитору оформляет и подписывает клиент — так прямо сказано в Правилах транспортно-экспедиционной деятельности, а экспедитор поручение рассматривает и согласует. На практике вопрос «кто его делает» возникает потому, что заполнять документ часто берётся сам экспедитор: так быстрее и без ошибок в полях. Разбираем, кто за что отвечает, чем поручение отличается от заявки на перевозку и как этот обмен устроен у КамионЭкспресс.
Кто оформляет поручение экспедитору по правилам
Экспедиторские документы перечислены в пункте 5 Правил транспортно-экспедиционной деятельности: поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка. Поручение определяет перечень и условия услуг, которые экспедитор оказывает клиенту в рамках договора транспортной экспедиции. По пункту 8 Правил для оказания услуг клиент выдаёт заполненное и подписанное им поручение. Значит, юридически это документ клиента: его задание, его данные о грузе и его подпись под ними.
Тот же пункт требует, чтобы поручение содержало достоверные и полные данные о характере груза, его маркировке, весе, объёме и количестве грузовых мест. Отвечает за эти сведения клиент, поэтому даже если бланк заполнил экспедитор, проверить вес, места и адреса перед подписью нужно самому. Ошибка в весе или в контакте на выгрузке потом переходит в расписку и накладную и всплывает уже в рейсе, когда исправлять дороже.
Заявка и поручение экспедитору: в чём разница
Заявка — это запрос на перевозку: откуда и куда, что за груз, когда забрать, сколько стоит. По заявке перевозку считают и планируют, но экспедиторским документом она не является. Поручение экспедитору входит в перечень экспедиторских документов и по пункту 7 Правил является неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции. Поэтому для бухгалтерии, страховой и при споре о грузе опорой служит поручение, а не переписка или форма с сайта.
| Что сравниваем | Заявка | Поручение экспедитору |
|---|---|---|
| Что это | запрос на перевозку и расчёт | экспедиторский документ, часть договора экспедиции |
| Кто оформляет | клиент на сайте, в кабинете или менеджеру | клиент, часто по готовому проекту экспедитора |
| Подписи | не требуются | клиента и отметка экспедитора о согласовании |
| Что фиксирует | маршрут, груз, дату, цену | перечень и условия услуг, данные о грузе, стороны и договор |
Удобно думать о заявке как о черновике перевозки, а о поручении — как о его юридическом оформлении. Одно не заменяет другое: по заявке удобно быстро посчитать и забронировать отправку, а поручение закрепляет, что именно экспедитор обязался сделать. Когда возникает вопрос о сроке, сохранности или стоимости, стороны открывают поручение и расписку, а не скриншот формы с сайта. Поэтому заявка без поручения — это договорённость, которую трудно доказать, а поручение без заявки — нормальная ситуация, если клиент привык оформлять перевозки в своей учётной системе.
Кто подписывает первым и что значит согласование
Первым поручение подписывает клиент. По пункту 9 Правил экспедитор рассматривает поручение в сроки, установленные договором, и направляет клиенту с отметкой о согласовании или с отказом и причинами. Пункт 10 добавляет важную деталь: поручение подлежит исполнению с момента, когда клиент получил письменное подтверждение согласования. Пока экспедитор не согласовал поручение, обязательство по нему ещё не возникло.
В электронном документообороте согласование выглядит как вторая подпись. Клиент подписывает поручение в своём ЭДО и отправляет экспедитору, экспедитор подписывает ответно. У нас при этом в поручение вносится номер записи в реестре уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности — GL-B044-00112-00/00020756. Документ с двумя подписями и есть согласованное поручение, по которому дальше выдаётся экспедиторская расписка.
Как это устроено у КамионЭкспресс
Чтобы клиенту не набирать поручение руками, мы заполняем его сами по данным заявки: стороны, груз, адреса, даты и договор-основание переносятся из того, что вы указали при оформлении. Документ остаётся вашим — мы только готовим проект, а подпись и ответственность за данные о грузе остаются за вами. Если что-то в проекте не так, его исправляют до подписи, а не после. Для клиента это сводит работу с поручением к одной проверке и одной подписи в привычной программе: не нужно искать бланк, переносить реквизиты и угадывать, какие поля нужны экспедитору.
- Вы оформляете заявку на сайте или в личном кабинете — после расчёта в калькуляторе.
- Мы готовим поручение по данным заявки. Клиентам СБИС оно приходит черновиком прямо в Saby, клиентам Диадока и Астрала — файлом ФНС-XML письмом и в личном кабинете.
- Вы проверяете данные, подписываете поручение своей электронной подписью и отправляете нам.
- Мы подписываем ответно с номером в реестре — поручение согласовано.
- При приёме груза выдаём экспедиторскую расписку, связанную с этим поручением.
Пошагово по каждому оператору со скриншотами — в инструкции как отправить нам поручение по ЭДО. Если удобнее составить поручение в своей системе самостоятельно, это тоже работает: мы принимаем его на свой ящик ЭДО и согласуем так же. Многие постоянные клиенты так и делают — формируют поручение в своей учётной программе вместе с отгрузкой и отправляют нам, а мы разбираем документ, сверяем с заявкой и подписываем ответно.
Что должно быть в поручении, чтобы его согласовали
Минимальный набор задаёт тот же пункт 8 Правил: характер груза, маркировка, вес, объём и количество грузовых мест. Без этих сведений экспедитор не может спланировать машину и склад, поэтому поручение с пустыми полями возвращают на доработку. Кроме сведений о грузе, в поручении указывают стороны и договор транспортной экспедиции, на основании которого оно выдано, адреса и даты приёма и доставки, грузоотправителя и грузополучателя с контактами.
- стороны: клиент и экспедитор с реквизитами, номер и дата договора транспортной экспедиции;
- груз: наименование, места, вес, объём, упаковка и маркировка;
- маршрут: адрес и дата приёма, адрес доставки или склад выдачи;
- участники: грузоотправитель и грузополучатель, контактные телефоны на погрузке и выгрузке;
- условия: срок, страхование, упаковка, погрузо-разгрузочные работы, доставка до двери.
Чем точнее заполнены поля, тем меньше вопросов на приёме и выдаче. Когда поручение готовим мы, эти поля заполняются из заявки автоматически, и на вашей стороне остаётся проверить, что вес, места и грузополучатель совпадают с реальной отправкой, — это и есть главное, за что отвечает клиент.
Частые ошибки при оформлении поручения
Первая — расхождение с фактом: в поручении десять мест и 500 килограммов, а на склад приехало двенадцать мест и 640. Экспедитор примет то, что привезли, расписка будет по факту, и поручение придётся сверять заново. Вторая — грузополучатель указан не тот, кто реально заберёт груз: при выдаче склад сверяет получателя с документами, и груз отдадут только уполномоченному лицу. Если получатель меняется уже в пути, это отдельная договорённость с экспедитором, а не правка задним числом.
Третья ошибка — пустые контакты на погрузке и выгрузке. Без телефона водитель не согласует время подачи, и доставка до двери сдвигается на следующий день. Четвёртая — подписывать поручение после того, как груз уже уехал: формально документ есть, но согласован он задним числом, и при споре это работает против клиента. Проще проверить проект сразу, пока груз ещё на вашем складе, — это пять минут, а не переписка на неделю.
Частые вопросы
Кто должен оформлять поручение экспедитору — клиент или экспедитор
По пункту 8 Правил транспортно-экспедиционной деятельности поручение выдаёт клиент, заполненным и подписанным. Экспедитор может подготовить проект по заявке, но подпись и ответственность за данные о грузе остаются за клиентом.
Можно ли работать только по заявке без поручения
Заявка не относится к экспедиторским документам. Для договора транспортной экспедиции нужно поручение: оно входит в договор и определяет, какие услуги экспедитор обязался оказать.
С какого момента поручение начинает действовать
С момента, когда клиент получил подтверждение согласования от экспедитора (пункт 10 Правил). В электронном документообороте это ответная подпись экспедитора.
Что делать, если в проекте поручения ошибка
Не подписывать, а сообщить экспедитору: проект исправят и пришлют заново. Подписанный обеими сторонами документ исправляется уже через аннулирование по соглашению сторон.
Нужно ли поручение, если груз отправляет физическое лицо
При работе по договору транспортной экспедиции экспедиторские документы оформляются независимо от того, кто клиент. Как отправить груз частному лицу без лишних бумаг — в отдельной статье блога.
