Поручение экспедитору — документ, с которого начинается перевозка по договору транспортной экспедиции. В нём грузовладелец описывает, что, откуда, куда и к какому сроку нужно везти, а экспедитор принимает это к исполнению. Ниже — какие поля в нём заполняются, кто и чем подписывает и что изменилось в 2026 году, когда перевозочные документы перешли в электронный вид.
Что такое поручение экспедитору
Поручение экспедитору относится к экспедиторским документам, предусмотренным законодательством о транспортно-экспедиционной деятельности, и является неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции. Смысл документа простой: это ваше задание экспедитору — организовать перевозку конкретного груза на конкретных условиях. Экспедитор, приняв поручение, отвечает за организацию всей цепочки, даже если физически везёт груз наёмный перевозчик.
Важно не путать три документа. Поручение — это задание до перевозки. Экспедиторская расписка подтверждает, что груз уже принят экспедитором. Транспортная накладная описывает саму перевозку конкретной машиной. При работе по экспедиции обычно оформляются все три, и каждый закрывает свой этап: заказали, передали, повезли.
Какие поля заполняются построчно
Первый блок — стороны: наименование и реквизиты клиента, наименование экспедитора, номер и дата договора экспедиции, номер и дата самого поручения. Второй блок — груз: наименование, количество мест, вид упаковки, вес брутто, объём, а при необходимости — объявленная стоимость и особые свойства груза, от которых зависит способ перевозки.
Третий блок — маршрут и участники: адрес и дата приёма груза, грузоотправитель и контактное лицо на погрузке, адрес доставки, грузополучатель и контактное лицо на выгрузке. Четвёртый — условия: требуемый срок, необходимость страхования, упаковки, погрузо-разгрузочных работ и доставки до двери. Именно эти поля потом переносятся в расписку и накладную, поэтому ошибка в весе или в контакте на выгрузке всплывает уже в рейсе.
Кто подписывает поручение
Поручение подписывает клиент — это его документ и его задание. Экспедитор принимает поручение к исполнению и со своей стороны выдаёт экспедиторскую расписку при приёме груза. Если документы ведутся в электронном виде, клиент подписывает поручение своей электронной подписью в своём ЭДО, а если подписи нет — перевозка выполняется на основании принятой оферты и заявки, а поручение остаётся у него в личном кабинете как документ по отправке.
Когда подписывает не директор, а сотрудник, нужна машиночитаемая доверенность (МЧД): она оформляется у оператора ЭДО или на портале ФНС и прикладывается к подписи автоматически. Подробнее про электронные перевозочные документы и подписи — на странице электронной транспортной накладной.
Поручение в электронном виде с 2026 года
С 1 сентября 2026 года транспортная накладная оформляется электронно, и вместе с ней в электронный вид переехал весь перевозочный комплект. На практике это означает, что поручение больше не печатается и не возится с водителем: оно формируется в системе экспедитора и попадает к клиенту готовым.
Как это устроено у КамионЭкспресс: поручение экспедитору мы заполняем за клиента по его заявке. Клиентам, которые работают в СБИС, документ уходит прямо в их кабинет на подпись. Тем, кто работает у другого оператора, поручение доступно в личном кабинете файлом ФНС-XML — его загружают своему оператору. Роуминг для экспедиторских документов между операторами не работает, поэтому мы отдаём файл, а не обещаем доставку через чужую сеть.
Где взять образец и как не переписывать его каждый раз
Форма поручения не универсальна: набор полей задан требованиями к экспедиторским документам, но вид бланка у каждого экспедитора свой, и в нём отражаются условия конкретного договора. Поэтому брать чужой бланк из интернета и подставлять в него свои данные — плохая идея: поля могут не совпасть с тем, что нужно вашему экспедитору, и документ придётся переделывать.
Практичнее другое: если вы отправляете груз через нас, поручение формируется автоматически по данным заявки и появляется в личном кабинете вместе с распиской, накладной и УПД — переписывать ничего не нужно. Разовую заявку на перевозку и остальные бланки можно скачать в разделе документов, а комплект документов для юридического лица разобран в статье о документах для перевозки юрлицу.
Частые вопросы
Чем поручение экспедитору отличается от заявки
Заявка — это обмен условиями перед перевозкой, часто в свободной форме. Поручение экспедитору — документ, предусмотренный правилами транспортно-экспедиционной деятельности: оно оформляется по договору экспедиции и вместе с экспедиторской распиской подтверждает, что услуга оказывалась по закону, а не по переписке.
Обязательно ли поручение, если есть транспортная накладная
При работе по договору транспортной экспедиции поручение оформляется: накладная описывает перевозку конкретной машиной, а поручение — ваше задание экспедитору организовать доставку целиком. Для подтверждения расходов налоговая может запросить именно экспедиторские документы.
Нужна ли электронная подпись, чтобы подписать поручение
Для подписания — да, это ваш документ. Если подписи нет, её можно бесплатно получить в приложении «Госключ», либо перевозка выполняется на основании принятой оферты и заявки, а поручение остаётся в личном кабинете.
Кто заполняет поручение экспедитору
Заполнить может клиент, но в КамионЭкспресс это делаем мы: по данным заявки документ формируется сам и приходит клиенту готовым — в кабинет СБИС на подпись или файлом ФНС-XML в личный кабинет.
Что делать, если в поручении ошибка
Исправлять до подписания и до приёма груза: данные из поручения переносятся в экспедиторскую расписку и транспортную накладную, и ошибка в весе, количестве мест или контакте на выгрузке всплывёт уже в рейсе.
